Vilken dokumentförstörare ska jag välja?
Alla företag och privatpersoner sitter på känslig information som inte bör hamna i utomstående händer.
Denna information behöver därför antingen sparas eller förstöras på något vis.
Det finns många dokumentförstörare på marknaden med massa olika säkerhetsklasser och funktioner.
Vilket kan få en att tröttna innan man ens börjat. Låt oss förklara enkelt vad skillnaden är.
− Skillnaden är insidan på dokumentförstöraren.
En budgetvariant blir överhettad snabbt och den måste kylas ner innan den kan användas igen.
Du måste därför vänta cirka 20 - 25 minuter innan den kan användas igen.
Med en dokumentförstörare av bättre kvalité behöver du inte ta dessa pauser och den kommer hålla längre.
Varför HSM?
HSM har funnits mer än 50år på marknaden med stor erfarenhet och 170 patenteringar på deras unika teknologi.
- Dammet som uppstår när papper makuleras är oundvikligt men skillnaden mellan en budgetversion och HSM är att HSM har ett skydd för dammet i jämförelse med budgetversionen, vilket förstör maskinen och hämmar knivarna.
- HSM har reduerat ljudnivån på deras maskiner vilket är behagligt för alla på arbetsplatsen.
- HSM's produkter är av kvalité och därför behöver inga pauser för att kylas ner
- Följer Europas Miljölagar vid tillverkning
- Tillverkar alla i Tyskland (förutom Shredstar)
- Har livstids garanti på deras knivar
- Har 2-3 års garanti på resten av maskinen.
Säkerhetsklasser
I och med GDPR lagen som instiftades 2018 har det aldrig varit mer viktigt att hantera data och icke digital-data på rätt sätt, så att alla personliga uppgifter förstörs i enlighet med dessa lagkrav.
Det kan upplevas som en djungel med alla dessa säkerhetsklasser inom dokumentförstörare därför ska vi nu försöka bena ut detta.
Första frågan du ska ställa dig när du ska välja säkerhetsklass är vad är det för typ av uppgifter eller data du ska förstöra?
Vad står P för?
Det är inte mer komplicerat än att P står för Papper.
P1 – P7 Säkerhetsklasser
• HSMs P1 och P2 strimlar papper mellan 11,8mm - 12 mm motsvarande 18 strips (A4), samt 3,9 mm motsvarande 77 strips (A4).
Är inte säkert ur säkerhetssynpunkt och är mest tillför makulering av daglig icke känsliga dokument och data.
• HSMs P3 strimlar papper 5,8 mm motsvarar 36 strips (A4) samt P3 5,8 x 50 mm likhet 215 partiklar.
För vanliga dokument med känslig information såsom adresser.
• HSMs P4 förstör papper 3,9 mm till 400 partiklar (A4).
Passar att förstöra sekretessbelagda dokument såsom företagsinformation.
• HSMs P5 förstör dokument 1,9 x 15 mm liknande 2200 partiklar (A4).
När säkerhet är en hög prioritet exempel gällande finansiella och strategiska dokument då kan du makulera i denna.
• HSMs P6 förstör dokument till 0,78 x 11 mm liknande 7300 partiklar (A4).
Passande för mycket skyddade dokument inom finansiella, juridiska, militära sektorn.
• HSMs P7 destruerar dokument till 1 x 5 mm liknande 12 500 partiklar (A4).
P7 här får du högsta standarden om du behöver vara hundra procent säker att uppgifterna som står på dina dokument inte går att rekonstruera.
Den makulerar till damm passande förstöring av information berörande rikets säkerhet.
Bilden ovan är hämtad från HSM och demonstrerar bra hur olika papperna strimlas eller förstörs beroende på P1 till P7.
Tips!
Inoljning av knivarna
Glöm inte att din dokumentförstörare behöver inoljning av knivarna för att kunna så effektivt som möjligt utnyttja din maskin.
Så för att förebygga slitage rekommenderas regelbunden oljning av knivarna.
Du kan även måla olja i form av ett ”Z” på ett papper, lägg det oljiga pappret i din dokumentförstörare, låt knivarna tugga pappret och samtidigt olja in knivarna.
Men bland annat beroende på storlek på knivarna så är det bästa att olja manuellt.
Det finns dessutom en maskin som sköter denna inoljning.
Det går åt mer regelbundet olja då förstås men då är du säker på att oljningen har skett och bästa förebyggandet av slitage på maskinen utförs då.
Sluta outsourca och börja med recycling
För större företag med stora mängder pappersdokument är att inte outsourca makulering av papperna.
Utan köp ordentliga, stora dokumentförstörare och en tillhörande balpress för att sedan sälja det vidare till recycling företag.
Referenser:
HSM (2022). Protecting data. Hämtat från: https://eu.hsm.eu/en/know-how/shredding/protecting-data/
